KPI - KEY PERFORMANCE INDICATOR

Arti KPI

KPI merupakan salah satu tool (alat bantu) yang berfungsi sebagai indikator performa atau pencapaian kerja karyawan atau suatu departemen.

Penilaian dalam KPI sangat bervariasi namun sebagian besar penilaian di KPI berfokus pada hasil dan produk jadi seperti : produktifitas, kualitas, jam kerja efektif, manpower, Produk Inovasi/improvement dan masih banyak lagi.

Penilaian dalam KPI bergantung pada kebutuhan user atau pengguna yang membutuhkan data tersebut, tapi secara garis besar poin-poin dalam KPI adalah yang telah disebutkan diatas.

Bentuk dan Tampilan KPI

Penyajian informasi KPI biasanya banyak bebentuk grafik atau diagram tujuannya adalah agar lebih memudahkan seseorang dalam menerjemahkan maupun memahami isi yang inin disampaikan dalam KPI, sehingga informasi yang disampaikan akan lebih efektif.

Berikut  contoh KPI di suatu pabrik garmen

Gambar 1

Gambar 2

Fungsi KPI

KPI dapat dijadikan sebagai tolak ukur keberhasilan dalam suatu sistem produksi, garfik maunpun diagram menunjukan tingkat keberhasil maupun kegagalan suatu lini produksi terhadap standard atau target yang sudah ditetapkan, tentu ini sangat membantu bagi jajaran manajemen suatu perusahaan karena dapat lebih memudahkan dalam membaca pencapaian suatu lini produksi.

THREAD CONSUMTION

Benang dibangun dari serat-serat yang dipintal menjadi panjang, dalam industri manufaktur terutama garmen tentu sudah tidak asing dengan benang.

Pentingnya Perhitungan Penggunaan Benang. 

Benang merupakan salah satu komponen penting untuk menjahit garmen maupun barang sandang lainnya, tetapi terkadang dalam hal pemanfaatannya benang sering tidak diperdulikan.

Padahal biaya dan penggunaan bahan baku merupakan satu kesatuan dan tidak dapat dipisahkan, tidak merencanakan dan memperhitungkan pemanfaatan benang merupakan penyebab sering banyaknya kekurangan benang ketika proses produksi berlangsung.

Sehingga dibutuhkan perencanaan dan perhitungan yang cermat agar benang di gunakan secara efisien.

Pemanfaatan benang yang di rencanakan serta dengan perhitungan yang cermat dapat menghemat pengeluaran biaya dan efisiensi bahan baku benang. 

Faktor-gfaktor yang mempengaruhi konsumsi benang

Perhitungan pemanfaatan benang merupakan kunci dalam pengendalian dalam penggunaan benang pada saat menjahit, untuk dapat mencapainya terlebih dahulu harus mengetahui faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada tingkat konsumsi benang pada produk yang dijahit.

Faktor-faktor tersebut adalah jenis jahitan, ketebalan material, jumlah lapisan, konstruksi dan SPI (jahitan per inci) dan panjang jahitan.
Menghitung konsumsi benang secara umum dapat dilakukan dengan cara menganalisa detail jahitan barang, mulai dari  :

1. Jenis jahitan dan jenis mesin.

2. Ketebalan material.

3. Jumlah lapisan.

4. Konstruksi dan SPI (jahitan per inci) dan

5. Panjang jahitan.

Membuat Laporan Konsumsi Benang

Setelah detail jahitan barang sudah diketahui diatas, tahap selanjutnya adalah menyalin informasi detail jahitan tersebut di masukan kedalam bentuk laporan yang bertujuan untuk memudahkan dalam proses analisa konsumsi pemanfaatan benang.

Alat untuk menghitung konsumsi Benang
Berikut langkah-langkah analisa perhitungan konsumsi benang sebagai berikut:

A. Siapkan Metline
Metline (Pita ukur) digunakan untuk mengukur panjang jahitan garmen, sehingga kita dapat mengetahui panjang atau konsumsi benang jahitan.

Pengukuran dengan menggunakan metline ini harus mengikuti bentuk (Shape) artinya jika bentuk jahitan melingkar atau memiliki sudut maka pengukuran metline juga harus mengikuti bentuknya tersebut. 

B. Siapkan kalkulator

Kalkulator digunakan untuk memudahkan dalam menghitung hasil pengukuran pada poin (A) diatas.

C. Ukur panjang jahitan
Pengukuran panjang jahitan bertujuan untuk mengetahui panjang aktual jahitan, proses pengukuran ini sama saja seperti mengukur size spech garmen oleh seorang Quality Control.  

Cara pengukuran adalah harus mengikuti bentuk garmen, tujuannya adalah agar panjang ukuran yang didapat lebih akurat, sehingga perhitungan konsumsi benang sesuai dengan penggunaan aktual.
    
D. Breakdown proses untuk menganalisa konsumsi benang :

1. Process : Breakdown process adalah langkah awal yang harus terlebih dahulu dilakukan, tujuannya adalah agar dapat mengetahui alur proses jahitan dari awal sampai akhir serta dapat mengetahui konsumsi benang setiap prosesnya.

2. Machine type : Analisa jenis mesin yang digunakan untuk mengerjakan per masing-masing proses.

3. Seam allowance : Mengukur panjang jahitan (lihat Poin C diatas).

4. Frequency : Jumlah proses yang sama contoh : 

Gambar 1

1. Berdasarkan gambar gambar 1 diatas bagian "1.Plaket"  memiliki 2 frequensi penjahitan, artinya dalam 1 baju garmen terdapat 2 komponen/bagian yang harus di jahit yaitu komponen plaket bagian kanan + komponen plaket bagian kiri, sehingga frekuensi penjahitan proses plaket ada 2x.

2. Berdasarkan gambar gambar 1 diatas bagian "2.Heming" hanya memiliki 1 (sekali) frequensi penjahitan, artinya dalam 1 baju garmen bagian heming hanya terdapat 1 komponen/bagian yang harus dijahit.

Hal tersebut karena bagian heming adalah proses membuat lipatan di bagian bawah badan saja, sehingga  hanya terdapat 1 komponen badan yang dijahit, maka frekuensi penjahitannya hanya 1x.

5. Total seam Length: Panjang jahitan total. Panjang jahitan secara keseluruhan (perkalihan Nomer 3 x 4 diatas)

6. Ratio : Panjang benang dalam 1 cm per jenis mesin (standard).

Catatan: Panjang benang setiap jenis mesin berbeda-beda.

7. Thread Length Requirement : Total panjang benang sesuai dengan permintaan (Total seam length (5) x Ratio (6)).

8. Stitch Ratio (Nomer 6 & 8) : Standard panjang jahitan per jenis mesin.
Panjang benang dalam jahitan dapat diketahui dengan cara membuka jahitan dan mengukur panjang jahitan aktualnya (inch/cm). 

Cara mengetahui panjang benang dalam jahitan:
8.1 Tentukan jenis mesin yang akan diukur panjang jahitannya.
8.2 Ukurlah jahitan dan tandai per 1 inch/cm.
8.3 Buka (Dedel) jahitannya.
8.4 Ukur, dalam 1 inc/cm berapakah panjang aktual benang.
8.5 Hasil pengukuran merupakan standard panjang benang per jenis mesin yang di analisa.
8.6 Lakukan langkah-langkah diatas untuk jenis mesin yang lainnya.
Catatan: Panjang benang setiap jenis mesin berbeda-beda.

Gambar 2

Gambar 2 diatas merupakan contoh laporan penggunaan benang di setiap prosesnya dalam 1 garmen.

Laporan penggunakan benang diatas dapat memudahkan untuk menghitung jumlah pemanfaatan benang dalam 1 garmen maupun keseluruhan order produksi.  

Gambar 3

Gambar 3 diatas merupakan contoh konsumsi benang dalam 1 inch per jenis mesinnya, seperti yang sudah di bahas diatas, konsumsi benang setiap mesin berbeda-beda.

Sehingga dalam perhitungan konsumsi benang setiap proses harus di hitung sesuai dengan jenis mesin yang digunakan. 

Contoh  perhitungan benang

Gambar 4

Catatan : "Tipe manual" berwarna biru tidak dihitung karena bukan proses menjahit/tidak menggunakan benang.

• Total konsumsi benang semua proses (1 baju) adalah 3312 cm.
• Total konsumsi benang semua proses (1 baju) dalam 1 meter + allowance 15% adalah 3312/100 x 15% = 38 Meter.
• Total konsumsi benang semua proses (1 baju) dalam 1 yard adalah 38 x 1.09361 = 42 Yards.
• Note : 1 meter = 1.09361 Yards.
• Total konsumsi benang semua proses (1 baju) dalam 1 cones adalah 38 / 5000 = 0.00762 Cones.
• Note : 1 cones = 5000 yds/  1 cones elastic = 1600 yds.
• Total konsumsi 5168 pcs baju adalah 5168 X  0.00762 = 39 Cones.

Allowance merupakan kelonggaran atau spare yang masih dianggap wajar dan masih diizinkan, pemberian allowance secara umum pada kisaran 10% hingga 15%.  

Allowance bertujuan untuk menghindari kekurangan benang karena adanya penggunaan yang tidak terencana, karena dalam aktualisasinya tidak 100% pemanfaatan benang bisa digunakan secara maksimal dalam hal ini bisa disebut dengan pemborosan. 

Pemborosan ini terjadi karena kondisi tidak terduga seperti : kerusakan benang, benang untuk pengisian bobin/sekoci, rework barang dan lain lain.

PULL SYSTEMS システムテリク

Pengertian Pull System

Pull system atau sistem tarik merupakan salah satu metode yang digunakan untuk mempermudah, membuat lebih efektif dan membuat lebih ergonomis pekerjaan seseorang dalam mendistribusikan barang dari satu tempat ke tempat yang lainnya.

Gambar 1, Ilustrasi pull vs push system

Pull system diibaratkan sebagai alat katrol atau tsurube dalam bahasa Jepang, Tsurube adalah kata dalam bahasa Jepang untuk "ember sumur". 

Metode pengisian material/bahan yang digunakan pada tsurube ini adalah dari proses hulu (bawah) dan hilir (atas) oleh lead-time yaitu "ember" (wadah dari bahan yang tidak diolah) dikirim ke "sumur", ketika ember di celupkan ke air berarti proses (pengangkutan) barang sedang berlangsung dan ketika ember tersebut sudah berisikan air itulah diibaratkan proses pengiriman barang secara tarik sedang berlangsung.

Gambar 2, Tsurube

Perbedaan Pull & Push System

Metode sistem tarik sangat efektif dibandingkan dengan sistem dorong (push) dari segi pengadaan inventori, karena pull system sebagai suatu proses produksi yang mengalir dengan ekspektasi inventori sekecil mungkin.

Perbedaan pull system dan push system yaitu bahwa sistem manufaktur push membutuhkan ketersediaan inventori untuk mendukung kelancaran proses produksi, sedangkan sistem manufaktur pull menghendaki ketiadaan inventori karena dipandang sebagai beban biaya.

Perbedaan sistem tarik dan sistem dorong yaitu sebagai berikut :

Sistem tarik (Pull system) :

1. Lebih presisi (Jumlah barang yang diminta lebih akurat), karena proses pengambilan barang dilakukan oleh orang yang memerlukan barang.

2. Konsumsi penggunaan barang sesuai dengan yang kenyataan.

3. Inventori barang sedikit (poin no.1), karena barang yang diambil hanya yang diperlukan saja.

4. Reduksi pemborosan, yaitu sebagai berikut :

- Karena dengan inventori sedikit maka tidak ada pemborosan tempat.

- Proses pengambilan dilakukan oleh pengguna dan dilakukan di waktu yang tepat sehingga tidak ada proses menunggu (Waiting) barang.

- Barang yang di terima lebih akurat sehingga dapat menghindari kesalahan pengiriman           barang.

5. Komunikasi terjalin dengan baik.

Sistem dorong (Push system) :

1. Produksi tidak bisa direncanakan karena barang yang dikirim hanya berdasarkan perkiraan.

2. Inventori tinggi, karena permintaan tidak disesuaikan dengan kebutuhan.

3. Pemborosan (waste).

4. Komunikasi terjalin dengan buruk, karena pada sistem ini akan ditemukan komunikasi yang terputus antara penyedia dan pengguna barang, sehingga rentan adanya kesalahan barang dan kelebihan barang sangat mungkin terjadi.

Pull system ilustration

Pull system sangat erat kaitannya dengan jenis sistem lainya yang ada dalam lean manufacturing, Kanban First In First Out (FIFO) merupakan suatu sistem manajemen, yang mana setiap barang pertama masuk maka akan menjadi barang yang pertama keluar, sistem ini dilakukan secara kontinyu tujuannya adalah untuk mengontrol inventory barang agar tidak berlebihan.

Selain FIFO dikenal juga Kanban (かんばん) berasal dari bahasa Jepang yang berarti "Tanda". Sistem perencanaan kerja karena dalam penggunaannya kanban dipergunakan sebagai acuan jadual produksi, banyaknya barang yang akan di produksi serta konsumen yang dituju.

Pull sistem, Kanban dan FIFO merupakan suatu sistem yang dibuat untuk mengontrol proses sehingga dapat menyempurnakan hasil produksi agar sesuai dengan yang diinginkan, meminimalisir pemborosan serta mengefektifkan dan efisienkan pekerjaan.

PENGERTIAN CYCLE TIME, SMV, TAKT TIME, PRODUCTION STUDY & LEAD TIME

Pengertian Time Study

Timestudy adalah suatu usaha untuk menentukan lamanya waktu kerja yang diperlukan oleh seorang operator untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Teknik pengukuran waktu pertama kali di perkenalkan oleh Frederick Taylor pada tahun (1856-1915) sebagai cara mempelajari gerakan pekerja, mekanisasi gerakan untuk memaksimalkan efisiensi -termasuk istirahat yang tepat, ergonomi, dll.

Pengukuran waktu kerja bertujuan untuk mendapatkan waktu standard penyelesaian pekerjaan secara wajar, tidak terlalu cepat dan juga tidak terlalu lambat yang di kerjakan oleh pekerja normal untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam suatu sistem kerja yang telah berjalan dengan baik.

Manfaat-manfaat dari pengukuran waktu: 

1. Untuk menentukan jadwal dan perencanaan kerja.

2. Menentukan waktu standard untuk 1 produk.

3. Sebagai data analisa untuk mengetahui proses yang bermasalah (bottleneck process).

4. Untuk menentukan pemanfaatan mesin, jumlah mesin yang dapat dioperasikan seorang operator.

5. Untuk menentukan standard waktu sebagai dasar perencanaan jumlah proses dan operator (manpower).

6. Untuk menganalisa jumlah output produksi perhari.

7  Membantu balancing (Keseimbangan) lintasan produksi.

Alat yang di gunakan untuk time study

Alat yang digunakan untuk melakukan pengukuran waktu salah satunya adalah stopwatch, yaitu sebagai berikut (Gambar 1 dibawah):

Gambar 1

#Istilah-istilah yang sering dipakai dalam konsep penerapan pengukuran waktu:

1. Cycle time (Waktu siklus)

Cycle Time adalah pengukuran waktu yang diperlukan untuk membuat satu unit produk pada satu stasiun kerja.

2. SMV (Standard Minutes Value)/SAM (Standard Allowance Minutes)
Standard  Minute Value (SMV) merupakan standard waktu yang sudah ditetapkan untuk menyelesaikan 1 pcs barang/produk dengan secara tuntas dan sempurna.

Dalam penetapan SMV ini berarti sudah menjadi waktu standard dan tidak ada waste (Pemborosan).

Rumus : *Cycle  time + *Allowance.

*Cycle time merupakan waktu pekerjaan normal (tidak terlalu cepat maupun lambat).

*Allowance adalah kelonggaran yang masih di perbolehkan/diizinkan. 

Pekerjaan tidak mungkin 100% dilakukan dengan konsisten secara terus menerus. Kegiatan minum, pergi ke toilet, mengambil barang, relaksasi badan dll.

Kegiatan tersebut diatas merupakan kegiatan yang tidak bisa dihindarkan dan hal demikian adalah mutlak dibutuhkan pekerja, maka disinilah tujuan diberikannya penambahan allowance. 

Allowance yang diberikan variatif, artinya penentuannya berdasarkan hasil analisa perusahaan, biasanya waktu yang diberikan adalah sekitar 5-10% dari waktu kerja normal per hari.  

Jadi jika dalam sehari waktu normal bekerja adalah 480 menit maka waktu allowance adalah 24 sampai 48 menit per hari.

3. Takt Time

Takt Time merupakan istilah yang diadaptasi dari bahasa Jerman, taktzeit yang merujuk pada pukulan, tempo, dan regulasi kecepatan irama.

Takt time adalah waktu yang dibutuhkan membuat satu unit output produksi berdasarkan permintaan costumer (target), dengan kata lain, Takt Time adalah kecepatan yang harus dicapai oleh produksi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Takt time berbeda dengan cycle time (CT) karena takt time (TT) tidak diukur dengan waktu (stopwatch), tetapi harus dihitung dengan rumus berikut (Gambar 2) :

Gambar 2

Contoh soal :

Jam kerja per hari PT ABC adalah 32400 detik dan permintaan pelanggan dalam 1 hari untuk membuat barang adalah 1705 pcs per hari. Berapa waktu yang dibutuhkan untuk membuat 1 pcs barang tersebut?

*Ingat hal pertama yang harus dipahami untuk mencari Takt Time adalah mencari waktu yang tersedia terlebih dahulu, waktu yang tersedia yang dimaksud disini adalah Jam kerja aktual, berdasarkan informasi diatas jam kerja PT ABC 32400 detik atau 9 jam (Konversi ke dalam satuan jam, 32400 detik /60 menit /60 detik = 9 Jam).

Langkah berikutnya adalah mencari berapa permintaan barang yang harus dibuat atau Target produksinya, berdasarkan urauian diatas didaptkan target per hati yaitu sebesar 1705 pcs, ini sangat dibutuhkan untuk mengetahui berapa waktu yang dibutuhkan untuk membuat barang per 1 pcs (dalam satuan detik).

Berdasarkan dari uraian diatas didapatkan perhitungan sebagai berikut:

Jam Kerja 32400 detik

Target per hari 1705 Pcs

Sehingga didapatkan waktu yang dibutuhkan untuk membuat 1 pcs barang adalah sebesar 19 detik/pcs.

Manfaat Takt Time

Berikut adalah gambaran pemanfaatan takt time dalam suatu proses kerja (Gambar 3):

Gambar 3

Jika waktu proses lebih rendah atau sama (Gambar 3-No.5) dengan  waktu takt time (TT) maka waktu proses sudah memenuhi standard permintaan pelanggan.

Tetapi jika waktu proses lebih tinggi (Gambar 3-Nomer 1-4)daripada waktu takt time (TT) maka waktu proses bermasalah, karena waktu yang sudah ditetapkan pelanggan tidak terpenuhi, maka perlu dilakukan balancing terhadap proses yang bermasalah (bottleneck process).

4. Production study

Merupakan metode pengukuran waktu untuk mengetahui kapasitas produksi yang dihasilkan pada salah satu stasiun kerja yang sedang di analisa dalam sehari.

Metode analisa ini bertujuan untuk mengetahui seluruh kegiatan karyawan (value add & non value add).

5. Lead Time
Lead time dapat diartikan sebagai waktu proses dari dimulainya permintaan sampai dengan permintaan tersebut di terima kembali oleh pelanggan.

Perhitungan lead time meliputi seluruh aliran proses barang yang sedang di kerjakan, dari awal barang dikirim sampai barang selesai dikerjakan, sehingga dalam perhitungan lead time menghitung juga pemborosan dalam proses tersebut yaitu seperti waktu tunggu/delay, bongkar, transportasi dan lain-lain.

Lead time dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut:

Lead Time : Cycle time x Jumlah WIP (Proses yang masih dalam pengerjaan) x Jumlah operasi x Pemborosan.

Rumus Perhitungan Produksi

Apakah kita pernah berfikir bagaimana cara orang-orang yang bekerja dibagian produksi mempersiakan proses produksi yang akan segera dimulai?

Bagaimana caranya mereka menghitung kapasitas produksinya setiap hari?

Bagaimana mereka menghitung dengan tepat berapa orang yang dibutuhkan untuk mengerjakan dalam 1 line produksi? dan,

Berapa efisiensinya atau efektif dan tidak efektifnya penggunaan orang dan jam kerja yang sudah dipakai bebanding dengan output yang dihasilkan di setiap harinya?

Supaya lebih memudahkan memahami kita akan membahas 1 per satu dan rumus perhitungannya yaitu sebagai berikut:
1. Rumus Menghitung Cycle Time :

Jumlah Waktu Observasi (Siklus Observasi).

2. Rumus Menghitung Basic Time :

Jumlah Waktu Observasi (Siklus Observasi) x *Rate Factor (*Rating Factor diperlukan sebagai standard kecepatan bekerja karyawan secara umum).

3. Rumus Menghitung SMV :

Basic Time (Cycle Time) + *Allowance (Dijelaskan diatas)

4. Rumus Menghitung Capasitas Produksi :

Jam kerja yang tersedia

SMV x Jumlah Karyawan

5. Rumus Menghitung Efisiensi:

        SMV x Output Produksi

Jam Kerja x Jumlah Karyawan

---------------------------------------------------------------------------------

#Contoh, Perhitungan Produksi "Soal-1".
A. Untuk membuat 1 unit barang membutuhkan waktu 1736 detik, berapa kapasitas produksi untuk 1 (satu) jam & berapa jumlah orang yang dibutuhkan untuk mencapai target 120 pcs per jam?

Pembahasan ;

Pada pernyataan di atas 2 (dua) macam pertanyaan, 1. Berapakah Kapasitas produksi 1 jam?, dan

2. Berapakah jumlah orang, jika Target sebesar 120 pcs per jam?

1.Menghitung Kapasitas Produksi

Pertama-tama kita harus me-Konversi satuan waktu terlebih dahulu (menjadi menit), karena pertanyaan diatas satuan waktu-nya masih berbeda, 

1 barang = 1736 detik/60 (28,9 Menit), dan 1 jam = 60 Menit.

Berdasarkan dari uraian diatas didapatkan perhitungan sebagai berikut:

Kapasitas =  Waktu yang tersedia (Available time)   

                       Waktu standard / unit barang (SMV)

Kapasitas =  60

                     28,9

Kapasitas = 2,07 pcs (2 pcs/jam)

2.Menghitung Jumlah Manpower

Jumlah orang untuk mencapai 120 pcs?

Manpower =    Target Produksi

                       Kapasitas Produksi

Manpower =  120

                          2

Manpower =  60 orang

---------------------------------------------------------------------------------

#Contoh, Perhitungan Produksi "Soal 2".

B. Untuk membuat 1 unit barang membutuhkan waktu 1736 detik, dan jumlah orang di 1 (satu) stasiun kerja adalah 60 orang. Berapa jumlah kapasitas (jumlah) produksi barang yang dihasilkan dalam sehari?

Menghitung Kapasitas Produksi.

Sama seperti pembahasan diatas pertama-tama kita harus me-Konversi satuan waktu terlebih dahulu waktu (menjadi satuan menit), 

1 barang = 1736 detik (28,9 Menit), 1 hari = 8 Jam (480 Menit), dan jumlah orang = 60.

Berdasarkan dari uraian diatas didapatkan perhitungan sebagai berikut:

Kapasitas = Waktu yang tersedia (Available time)   x jumlah orang

                     Waktu standard / unit barang (SMV)

Kapasitas =  480  x 60 

                      28,8

Kapasitas = 995,5 pcs (996 pcs/hari)

---------------------------------------------------------------------------------

#Contoh, Menghitung Efisiensi "Soal 3".

C. Untuk membuat 1 unit barang membutuhkan waktu 1736 detik, dan jumlah orang di 1 (satu) stasiun kerja adalah 60 orang, Kapasitas produksinya adalah 996 pcs/hari , Berapa efisiensinya?

Menghitung Efisiensi.

Sama seperti pembahasan diatas pertama-tama kita harus me-Konversi satuan waktu terlebih dahulu (menjadi menit), 

1 barang = 1736 detik (28,9 Menit), 1 hari = 8 Jam (480 Menit), kapasitas produksinya adalah 996 pcs/hari, dan jumlah orang = 60.

Berdasarkan dari uraian diatas didapatkan perhitungan sebagai berikut:

Efisiensi = Waktu standard / unit barang X Kapasitas produksi   X 100%

                            Jam kerja per hari X Jumlah orang

Efisiensi = 28,9 X 996  X 100%

                    480 X 60

Efisiensi = 28784,4  X 100%

                    28800

Efisiensi = 99.9% (100%)

---------------------------------------------------------------------------------